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THEMA

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Angelika Mahler zeigt, wie schnell sich jeder Mitarbeiter einen Überblick über seine freien Tage, Schulungen oder Dienstreisen verschaffen kann.

Die Welt wird digital Das papierlose Büro – bis heute wird dieser Vorsatz nicht in allen Unternehmen verfolgt. Anders bei der ProServ Management GmbH.

Um die Augen zu schonen, arbeiten die Mitarbeiter komfortabel an zwei großen Bildschirmen.

D ie ProServ Management GmbH, Tochtergesellschaft der Stiftung der Cellitinnen zur hl. Maria und Versorger von Krankenhäusern, Seniorenheimen und Arztpraxen, hat dies erfolg- reich umgesetzt. Berge von Kopi- en und Aktenordner gehören der Vergangenheit an. Ein Einkaufsvo- lumen von 65 Millionen Euro, das entspricht 60.000 Rechnungen pro Jahr, wird papierlos abgewickelt. Dies wirkt sich positiv auf die Um- welt aus: Der Papierverbrauch sank um jährlich 250.000 Blatt. Alexander Petereit, Prokurist sowie kaufmännischer Leiter, und Johan- naBrendel, LeiterinControlling, nah-

men diese Herausforderung 2018 in die Hand. Sie kämpften sich durch Softwareangebote, verglichen Prei- se sowie mögliche Lösungsansätze. Sie führten Optimierungsgespräche mit potenziellen Anbietern und nah- men mit ihrem Team an zahlreichen Schulungen und Tests teil. Seit Dezember 2019 werden wa- renwirtschaftliche Rechnungen der Tochtergesellschaft ProServ Rhein- Erft GmbH digital geprüft: E-Mail- Rechnungen werden direkt in das Programm weitergeleitet; Papier- Rechnungen erhalten einen Bar- code und werden per Scanvorgang in das Programm überführt. Die Belege werden automatisch ausge-

Während einige Unternehmen noch in Papier und Aktenordnern ersticken, haben es Theresa Halber und André Müller deutlich leichter. Die Vorgänge sind digital abgesichert und auf PCs, Notebooks oder Tablets schnell zur Hand.

Fotos: Melanie Zanin

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CellitinnenForum 02 | 2020

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